Neternity.cz

Práva přístupu pro jednotlivé složky nebo dokumenty je bolístkou Google Drive (té zdarma varianty), nejsme s tím moc spokojeni, ale zatím jsme ještě na verzi Google Apps for Work, kde by podpora pro skupiny a lepší management práv měla být lepší, nepřešli.

---

Každopádně platí následující. Pokud dáte oprávnění ke složce nějakému uživateli, získá oprávnění i na všechny podsložky a dokumenty v nich uložených.

Chcete-li někoho přizvat ke spolupráci na nějakém dokumentu, přidáte oprávnění na tento jeden dokument pro všechny zainteresované.

U sdílení dokumentů se zákazníkem využíváme ještě jednu fintu:

Finta: Sdílíte-li s někým dokument, na kterém chcete, aby pracoval, nebo se na něj alespoň podíval, zkuste při nastavení oprávnění odškrtnout volbu “Odeslat uživatelům oznámení” a pošlete mu odkaz na ten dokument samostatným emailem. Proč? Jednak hodně lidí přehlíží e-maily, které posílá Google při sdílení (nebo je považují za méněcenné) a to i když odejdou z vaší adresy. A za druhé je někdy lepší odeslat odkaz na online dokument jako odpověď na předchozí e-mailovou komunikaci.

Jak Google Drive používat se zákazníky

Asi máte trochu strach z toho, abyste zákazníkovi nezpřístupnili něco, co nechcete. Třeba projekt jiného zákazníka. Je třeba na to dávat pozor, ale jelikož Google Drive celkem viditelně vypisuje všechny oprávněné uživatele, lze to uhlídat. Navíc, pokud přijmete filosofii whitelistu, tedy, že zpřístupňujete zákazníkovi nebo komukoliv externímu jen ty dokumenty, které opravdu potřebuje, nedostane se na nic jiného.

A ještě pro vás máme několik tipů.

1. Uvědomte si, že každá změna, kterou uděláte vy, nebo zákazník v on-line dokumentu, je zaznamenána do historie dokumentu a je možné se na historii změn kdykoliv podívat. Takže žádné výstřelky, ano?
2. Pokud nechcete sdílet se zákazníkem dokument i s historií změn (třeba nabídku, kterou vytvoříte úpravou předchozí nabídky), stačí po dokončení dokumentu vytvořit kopii a tu teprve zákazníkovi nasdílet. V kopii totiž není zachována historie změn.
3. Zhruba rok už umí Google Docs režim revizí. Využívejte toho! Jak? Když chcete, aby vám zákazník neměnil dokument aniž byste se o tom dozvěděli (i když to má historii…), ale jen do něj vepisoval revize a komentáře, můžete mu jej nasdílet s právy “Může komentovat”. Bude moci nejen komentovat, ale vše, co v dokumentu udělá, uvidíte jako revize. Tohle je killer funkce, díky které mnoho uživatelů opustila Microsoft Word.
4. Jinak, režim revizí se u dokumentu zapíná vpracvo nahoře volbou Úpravy, zvolte možnost Návrhy.
5. Nebojte se zákazníkovi nasdílet dokument, nebo celou složku. Nemáme žádného zákazníka, který by nemohl, nebo nechtěl Google Docs použít. Nakonec opravdu každý. Až nás to dojalo, když jsme si uvědomili, kam se ten IT svět za pár let posunul. Slza ukápla také paranoikům.
6. Neposílejte žádné dokumenty emailem. Posílejte jen odkazy na on-line dokumenty. Váš emailový server vám bude vděčný.
7. Takže postup při tvorbě dokumentu, třeba smlouvy, je zhruba takovýto:
   1. Vytvoříte online dokument
   2. Nasdílíte ho kolegům, kteří ho komentují, revidují (ideálně též v režimu revizí)
   3. Pak z dokumentu vytvoříte kopii (originál si můžete nechat, nebo smazat)
   4. Následně v režimu revizí nasdílíte zákazníkovi
   5. Posléze společně pracujete a cizelujete dokument, píšete si komentáře, řešíte připomínky atd.
   6. Google posílá avízo o změnách, nových komentářích a vyřešených připomínkách  autorovi dokumentu do emailu
   7. Jakmile je dokument dokončen, můžete všem dát jen právo nahlížet, aby po odsouhlasení zákazníkem nežil dokument vlastním nekontrolovatelným životem
8. Finální verze dokumentů, zejména smlouvy, převeďte na pdf a uložte do stejné složky jako jejich on-line bratříčky. Proč? A schválně nepovíme. Zatím.

 

---